Qu’il s’agisse d’une grande ou d’une petite entreprise, il faut toujours qu’il y ait une personne pour se charger de toutes les tâches liées à la gestion. Le poste qui répond le mieux à cette description est celui d’Office Manager. C’est un métier qui demande des compétences spécifiques et une grande polyvalence. Il existe des formations pour devenir Office Manager, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur ce métier.
Sommaire
Comment devenir Office Manager ?
Le cursus universitaire classique français ne possède pas de formation pour le métier d’Office Manager ou management assistant. Cela est logique car ce métier est assez récent sur le marché de l’emploi français. L’absence de formation spécifique dans ce milieu ne signifie pas que n’importe qui peut devenir OM.
Si vous souhaitez devenir Office Manager il faut posséder certains diplômes. Le chemin le plus facile pour y parvenir est de suivre une formation en administration ou en gestion de finance. Si vous avez un BTS en assistance de direction ou en gestion de PME, vous pouvez alors postuler pour ce poste.
Conseils pour votre recherche de poste d’Office Manager
Le métier d’Office Manager est soumis au régime du salariat. C’est pour cela que tous ces professionnels travaillent en entreprise. On les retrouve aussi bien dans les entreprises de grande taille que dans les PME. Si vous cherchez un job de management assistant, nous vous recommandons de vous tourner vers des cabinets de comptabilité et d’aide juridique qui sont souvent à la recherche d’Office Manager. Les entreprises de Tech sont également intéressantes pour ce métier.
On retrouve ce métier sous différents titres dans les offres d’emploi, qui dépendent des exigences respectives dans l’entreprise. Dans les offres d’emploi, l’appellation Office Manager peut ainsi être remplacée par assistant de direction ou secrétaire commercial.
Quelles sont les missions d’un Office Manager ?
Les Office Managers coordonnent les tâches administratives au sein de l’entreprise afin d’améliorer la gestion du travail au quotidien. Dans la pratique, ils sont souvent le premier contact pour les clients, gèrent les rendez-vous et structurent les dossiers. Ils se chargent également de la comptabilité préparatoire, comme les factures entrantes et sortantes. Dans les grandes entreprises, les Office Managers dirigent le travail d’équipes entières.
Voici les principales missions que vous pouvez effectuer en tant qu’Office Manager dans une PME :
- gérer la correspondance commerciale,
- contacter les clients, les prestataires de services et les fournisseurs,
- gérer les dossiers (papiers et numériques),
- planifier les tâches et les missions des membres de l’équipe,
- organiser les commandes du matériel de bureau (feuilles, trombones, cartouche d’encre, ordinateurs, etc.)
- effectuer la comptabilité comme la gestion du livre de caisse et documenter les factures,
- planifier des réunions, des événements (comme des inventives) et des formations.
Toutes ces missions demandent un grand sens de l’organisation et beaucoup de polyvalence.
Les qualités requises pour être un bon Office Manager
Cette activité s’adresse à ceux qui ont les nerfs solides, car les tâches de l’Office Manager sont souvent soumises à des délais et à un contrôle de la hiérarchie. Le contact humain fait partie du quotidien. Les Office Managers s’occupent en permanence de la correspondance commerciale et accueillent les clients par téléphone ou sur place. Ils sont souvent les premiers à représenter leur entreprise à l’extérieur. Une attitude aimable et un bon relationnel sont indispensables pour une communication professionnelle réussie. La connaissance de l’anglais des affaires est également un avantage pour les entreprises de plus en plus internationales.