À l’heure du management à distance et de la transformation digitale, l’amélioration de la productivité des réunions d’entreprise devient une nécessité. Cependant, selon une étude publiée par OpinionWay en 2017, 48 % des salariés considèrent les réunions de travail comme improductives. Pour accroître l’efficacité et l’impact de ces assises, voici quelques conseils et méthodes qu’il faudra appliquer.

Préparez suffisamment la réunion

Pour améliorer la productivité d’une réunion, vous devez la planifier. Évitez au mieux la technique qui consiste à improviser au fur et à mesure que les discussions progressent.

D’après l’enquête sus-évoquée, 18 % des collaborateurs déplorent le fait qu’il ne soit pas associé aux réunions un objectif ou un programme bien détaillé. L’idéal serait donc de définir au préalable des objectifs précis et clairs à votre réunion. Après cela, il faudra transmettre aux principaux intervenants un document contenant les points essentiels à aborder au cours de l’évènement. Outre les informations basiques comme la date et l’heure, définissez et intégrez au document une plage horaire spécifique pour chaque intervenant.

Ainsi, vous permettrez à ces derniers de réfléchir sur la problématique à aborder et de proposer des solutions concrètes lors de la réunion.

Faites usage des outils collaboratifs

Que ce soit en salle ou à distance, il est aujourd’hui possible d’utiliser des outils collaboratifs pour la réalisation de vos réunions. Pour adopter cette solution, vous pouvez, par exemple, faire confiance à Klaxoon qui se chargera de vous procurer des outils performants pour vos réunions. Il s’agit de programmes conçus spécifiquement pour améliorer la productivité et optimiser le travail en équipe. Ils permettent un partage en temps réel de l’information et une meilleure communication lors des réunions. Avec ce type d’outils, les collaborateurs pourront intervenir de manière plus active lors de la réunion depuis leurs diverses positions.

Si ces programmes permettent d’améliorer la productivité des réunions, c’est aussi parce qu’ils offrent la possibilité de booster la participation en direct. Cela se fera au moyen des sondages en temps réel, des votes et des challenges. Vous pourrez employer ces utilitaires pour rythmer vos échanges en paramétrant des fonctionnalités comme le chronomètre ou encore le compte à rebours.

travail en équipe

Limitez la durée des échanges

La gestion du temps est un élément essentiel sur lequel vous devez capitaliser si vous souhaitez améliorer la productivité de vos réunions. Plus vos réunions seront longues, moins elles seront productives. Les collaborateurs attendent généralement de cette assise qu’elle soit assez succincte et centrée sur les points essentiels.

Avant de commencer l’assemblée, pensez donc à indiquer sa durée maximale. L’idéal serait de planifier la réunion sur une durée de 1heure à 1 h 30 min selon l’urgence de la situation.

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Misez sur l’interactivité

L’échange créatif est sans doute l’une des clés essentielles de la réussite d’une réunion d’entreprise. Le défaut de débat créatif peut avoir une incidence très négative sur la productivité de vos assises. Lors de vos réunions, évitez le monologue et privilégiez l’échange constructif, libre et détendu. Favorisez une interactivité positive, afin que les participants puissent trouver rapidement des solutions aux éventuels problèmes que doit résoudre la réunion.

Pour ce faire, veillez à ce que chaque intervenant prépare une fiche d’actions bien détaillée. Les collaborateurs pourront donc débattre des idées apportées par chacun. Les échanges doivent cependant être concentrés sur les points prioritaires.

Invitez uniquement les personnes concernées

Pour améliorer la productivité de vos réunions, pensez à y convier uniquement les personnes directement concernées par les points à aborder. En faisant figurer des collaborateurs sans but de participation précis, vous risquez d’augmenter le temps de la réunion et de la rendre moins productive. Faites participer les responsables d’équipes de même que les personnes dont les rapports et suggestions feront avancer la réunion.

Après la réunion, transmettez aux participants un point sur les sujets abordés et les objectifs définis au cours de la séance. Ce compte rendu devra contenir le plan d’action arrêté à l’assemblée et les missions attribuées à chaque participant.

L’amélioration de la productivité d’une réunion passe par une planification, une bonne gestion du temps et une parfaite interactivité entre collaborateurs. Pour concilier ces facteurs, n’hésitez pas à vous tourner vers les solutions pratiques offertes par les outils collaboratifs.